Peppol FAQ: Allt du behöver veta om Peppol

I Europa finns det ungefär lika många sätt att göra affärer på som det finns länder eller språk. Även om vi har liknande sätt att sälja och köpa, innebär skillnader i kultur, språk och vanor att vi presenterar oss själva och våra erbjudanden på olika sätt beroende på var vi är verksamma.

Peppol skapades i strävan efter att etablera en universell standard för handel, som gör det möjligt för organisationer och människor att interagera med ett gemensamt ”språk” för verksamheten. Företag av alla storlekar kan dra nytta av effektiva processer och minskade kostnader när deras system delar ett gemensamt språk.

Vi bad våra experter, Risto Collanus, som är tjänsteägare på Maventa, och Heikki Malkamäki, produktchef på Maventa, att ge oss insikter i alla de vanligaste frågorna vi får om Peppol på en sida. Svaren på dessa frågor hittar du i det här blogginlägget!

Vad är Peppol?
Hur fungerar Peppol?
Varför Peppol, varför inte något annat?
Efterlever Peppols fakturering föreskrifterna?
Är Peppol endast för e-fakturering eller kan jag även hantera handelsdokument?
Vem drar mest nytta av Peppol?
Spelar företagets storlek eller bransch någon roll?
Vad kostar Peppol?
Hur mycket tid och ansträngning tar det om jag vill börja använda Peppol eller integrera det i mitt system?
Behöver företag anpassa sig? Vad ska man tänka på?
Hur arbetar Maventa med Peppol?
Hur kommer man igång med Peppol?

Så, utan vidare dröjsmål, låt oss fördjupa oss i det.

1. Vad är Peppol?

Peppol är ett globalt ramverk för utbyte av elektroniska affärsdokument. Man kan tänka sig det som en uppsättning standarder som definierar strukturen och innehållet i olika typer av handelsdokument, som fakturor, beställningsdokument eller kataloger. Peppol erbjuder också ett transparent, enkelt och säkert nätverk för att nå dina affärspartner, oavsett vilket land eller vilken adress de verkar från.

2. Hur fungerar Peppol?

Att skicka och ta emot affärsdokument via Peppol är säkert, smidigt och enkelt. Låt oss använda en fakturas resa från avsändare till mottagare i ett exempel nedan.

Peppol arbetar enligt en fyrhörnsmodell som omfattar:

Fakturans avsändare
Tjänsteleverantör som fungerar som avsändarens åtkomstpunkt
Tjänsteleverantör som fungerar som mottagarens åtkomstpunkt
Fakturans mottagare

Tjänsteleverantörer som Maventa fungerar som åtkomstpunkter till Peppol-nätverket. De är certifierade enheter som hanterar fakturautbytet på uppdrag av avsändare och mottagare. Tänk dig att skicka en faktura från ditt system vidare till Peppol-nätverket. Den tas först emot av avsändarens åtkomstpunkt, från vilken den rör sig genom nätverket hela vägen till mottagarens åtkomstpunkt. Där ser mottagarens åtkomstpunkt till att den levereras till mottagaren i det format de vill ha.

3. Varför Peppol, varför inte något annat?

Det finns konkurrerande alternativ till Peppol-nätverket, men hittills har ingen riktigt kommit i närheten av att uppnå samma nivå av universalitet. Peppol är den mest sannolika vinnaren i tävlingen om standardisering och att bygga ett fungerande affärsnätverk som underlättar dokumenttrafiken från början till slut.

Peppol är ett av de enklaste sätten att framtidssäkra dina affärsprocesser. Genom att standardisera och automatisera processer mellan olika affärskritiska system frigör anslutningen till Peppol tid och ansträngning från de byråkratiska mardrömmarna i samband med order- och fakturahantering. Den öppnar också dörrarna för internationell handel och stödjer övergången från papper och PDF till ett strukturerat universellt kompatibelt format som förbättrar fakturakvaliteten. På det hela taget är det en infrastruktur för inte bara e-fakturering utan allt du behöver för en fullt kompatibel och automatiserad inköpsprocess.

4. Uppfyller Peppols fakturering föreskrifterna?

Ja. För: Den viktigaste delen av den europeiska standarden för e-fakturering är den semantiska datamodellen (EN 16931-1) och dess affärsregler. Fakturainnehållet som går genom Peppol-nätverket verifieras av åtkomstpunkterna för att uppfylla denna standard.

Genom att införa Peppol-fakturering och dess strömlinjeformade processer kan du minimera behovet av manuella förtydliganden och säkerställa att datautbytet mellan handelsparter är säkert och operativt effektivt. Detta antagande är inte bara ett framåttänkande steg, utan också ett strategiskt steg för att uppfylla EU:s nya regler och lagar. Enkelt uttryckt, du kan inte gå fel med Peppol som infrastruktur för fakturering och e-dokumentutbyte.

5. Är Peppol endast för e-fakturering eller kan jag även hantera handelsdokument?

Peppol är mycket mer än bara fakturering. Det finns många andra skäl att ta Peppol-infrastrukturen i bruk. Utöver fakturering innebär Peppols inköpsmeddelandefunktioner automatisering och standardisering av beställnings-, leverans- och inköpsprocesserna. Låt oss ta en närmare titt:

Att använda Peppol gör din verksamhet smidigare och hjälper dig att komma igång med nya leverantörer eller kunder mycket enklare. I praktiken handlar det om att se till att alla talar samma språk under hela upphandlingsprocessen, även om de använder olika datorsystem. På så sätt kan all viktig handelsinformation flöda fritt och direkt dit den ska, utan förvirring eller hinder från system som inte uppfyller reglerna.

Dessutom gör Peppol det möjligt för dig att samla in strukturerade data, vilket lägger en solid grund för ditt företags framtida tillväxt. Tänk på det som att sätta ihop ett fascinerande ”affärspussel”. Varje uppgift är både en ledtråd och en avgörande del av helheten. När du sätter ihop pusslet blir bilden tydlig. Allt är i ordning och hjälper dig att förstå hela situationen.

Det spännande är att det här ”affärspusslet” också kan ses av smarta datorprogram (som AI), som kan hitta mönster eller möjligheter dolda därinne.

Dessa upptäckter kan leda ditt företag mot nya, oväntade fördelar och insikter som gynnar ditt företag mycket mer än du förhandlat fram. I ett nötskal får du hela handelsdokumentets livscykel genom Peppol och mycket mer.

6. Vem drar mest nytta av Peppol?

Enkelt uttryckt: alla som är villiga att blomstra i sin verksamhet.

Peppol blir en game-changer för alla typer av företag, oavsett storlek eller vad de sysslar med. Det beror delvis på EU:s direktiv 2014/55/EU, som kräver att alla offentliga upphandlingar inom EU ska hanteras digitalt. Även om direktivet inte specifikt nämner Peppol, så pressar det försiktigt många företag att börja använda det för att skicka och ta emot fakturor och andra inköpsrelaterade meddelanden.

Nu när regeringar genomför denna digitala omställning skapar den en dominoeffekt även i B2B-världen. Peppol är inte längre bara för att hantera statliga kontrakt, företag använder det också för att kommunicera med varandra. Så att börja använda Peppol nu är det smarta och vinnande sättet att göra det på. Det innebär att du ligger steget före när det gäller att uppfylla nya digitala standarder och göra det smidigare att hantera både myndigheter och andra företag.

Dessutom är det ett bra sätt att se till att du kan hänga med och vara konkurrenskraftig när det gäller att vinna offentliga kontrakt.

7. Spelar företagets storlek eller specifika bransch någon roll?

Företag av alla storlekar och inom alla områden kommer att dra nytta av Peppol.

Större ”sweet spot”-företag kan utnyttja automatiseringens fulla potential, eftersom de hanterar en stor volym upphandlingsdokument och får en stor skillnad i effektivitet jämfört med manuell hantering. Å andra sidan får mindre företag möjlighet att digitalt presentera sina tjänster och priser för stora inköpare genom kataloger. Med tanke på fördelarna med automatisering och företagsspecifika fördelar erbjuder Peppol i slutändan strömlinjeformad och digital automatisering av orderhanteringen, vilket gör det möjligt att avskaffa manuellt pappersarbete. Oavsett om du är ett stort eller litet företag sparar du både resurser och pengar.

Den här digitaliseringsvågen påverkar även andra företag, till exempel redovisningsbyråer och programvaruföretag som tillhandahåller ERP-system till sina kunder. Redovisningsbyråer måste hålla sig uppdaterade om utvecklingen med Peppol för att ytterligare vägleda leverantörer av ERP-system i integreringen av Peppols upphandlingsmeddelandefunktioner för att hålla sitt erbjudande och sin verksamhet uppdaterade och konkurrenskraftiga på marknaden, till exempel.

Å andra sidan har vi programvaruföretagen – de som utvecklar ERP-system. Dessa system är ryggraden i många företag och hjälper dem att hantera olika delar av den dagliga verksamheten. Dessa programvaruutvecklare har till uppgift att implementera Peppols meddelandefunktioner i ERP-system. Tanken är att företagen enkelt ska kunna skicka och ta emot upphandlingsdokument via Peppol.

Det är viktigt för företag att pressa sina ERP-leverantörer att prioritera lättanvända, effektiva lösningar som förenklar den dagliga verksamheten. Peppols roll i detta är betydande – det handlar om att se till att företag enkelt kan kommunicera elektroniskt och hjälpa dem att bli av med manuella och tråkiga uppgifter.

Kort sagt, för att frigöra Peppols fulla potential måste företag och redovisningsbyråer slå sig samman och kräva Peppol-funktioner från sina ERP-system. Och på så sätt blir hela ekosystemet – från finansiell verksamhet till dagliga affärstransaktioner – mer strömlinjeformat och effektivt. Oavsett om det handlar om redovisningsbyråer, företag eller ERP-leverantörer som säljer sina lösningar.

8. Vad kostar Peppol?

Kostnaden för att implementera Peppol beror på tjänsteleverantören och deras kostnader. Eftersom det finns många leverantörer med olika prismodeller – från initiala installationskostnader och integrationskostnader till transaktionsbaserade avgifter och månadsabonnemang – är det bäst att jämföra tjänsteleverantörerna för att hitta den som passar dina behov bäst.

Valet av prissättningsmodell skulle därför bero på integrationens komplexitet och omfattningen av den anpassning som behövs. Företag bör noggrant överväga vilken modell som bäst passar deras operativa behov och transaktionsvolymer för att optimera sin investering i Peppol.

Vi på Maventa erbjuder en transaktionsbaserad prismodell. På så sätt betalar du inte för integrations- eller installationskostnader, utan bara för det du använder.

9. Hur mycket tid och ansträngning tar det om jag vill börja använda Peppol eller integrera det i mitt system?

För att använda Peppol behöver du kanske bara trycka på en knapp i ditt faktureringssystem – men det förutsätter att dina fakturor redan innehåller den detaljerade information som EN-standarden kräver. Om dina fakturor vanligtvis bara uppfyller de grundläggande kraven kan du behöva lägga till mer information först.

I vissa fall kanske detta inte ens är nödvändigt eftersom Peppol ingår direkt i din operatörs tjänsteutbud. Det här tillvägagångssättet är det enklaste, där din operatör hanterar flödet av fakturor in och ut ur ditt faktureringssystem i det format du föredrar med minimal ansträngning från din sida. I dessa fall kan du helt enkelt börja använda det direkt och förvänta dig att fakturorna också är EN-standardiserade.

Om du siktar på en fullskalig Peppol-integration har du mycket mer att göra. Detta inkluderar utveckling av system för mottagning av meddelanden, automatisering av bearbetning och anpassade godkännandeflöden som är skräddarsydda efter företagets befintliga ERP-system – från lagerbokföring och orderlogistik till fakturerings- och huvudbokssystem.

Mellan dessa två – grundläggande Peppol-aktivering och fullskalig ERP-integration – finns möjligheter för olika tjänsteleverantörer att erbjuda olika typer av tjänster, som kräver olika tidsåtgång och ansträngning, baserat på deras slutkunders specifika behov. Med tanke på att dessa behov kan variera avsevärt från en verksamhet till en annan förväntas även de lösningar som erbjuds vara mångsidiga. Det kritiska elementet för alla dessa tjänster är dock användningen av en standardiserad kommunikationsmetod. Utan att följa standardprotokollen kanske fördelarna med Peppols standardisering inte realiseras fullt ut.

Men eftersom varje företags situation är unik har det visat sig vara utmanande att skapa en lösning som passar alla, även om programvaruföretag utvecklar standardiserade lösningar för att underlätta implementeringen i alla företag. Det är lämpligt att börja med små saker och utvärdera fördelarna i olika utvecklingsstadier, vilket leder till det bästa resultatet för det som är viktigt för din verksamhet och dina behov.

Hur skulle Peppols strömlinjeformning se ut i praktiken? Exempel:

Hantering av inköpsfakturor, där varje faktura genomgår kontroll och godkännande. Tänk dig att ompröva denna process för framtiden: Om individ X har behörighet att lägga en beställning kan godkännandeprocessen för inköpsfakturan automatiseras baserat på att innehållet i Peppol-ordermeddelanden matchas med fakturan. Inga ytterligare kontroller behövs. Enkelt uttryckt: Om beställningen görs och ett matchande ordersvar tas emot kan fakturans innehåll automatiskt jämföras med ordersvaret. Om allt stämmer kan fakturan betalas automatiskt. Denna process strömlinjeformar flödet av beställningar och fakturor genom Peppol. Och du kan säga adjö till manuella verifieringar.
Produktionsplanering, där det är viktigt att veta när mer material ankommer. Användningen av Peppols inköpsmeddelanden (i synnerhet ”Despatch Advice”) möjliggör tidpunktsbestämning och automatisering av kvitton. Det innebär att företag kan planera mer effektivt, säkerställa att material tas emot precis när det behövs, effektivisera produktionsscheman och minska förseningar.
Lagerhantering i scenarier med stora varuvolymer. Målet är att lägga beställningar effektivt och exakt efter behov och undvika onödig fördelning av medel i lager. Detta tillvägagångssätt säkerställer att beställningarna är målinriktade och välplanerade, vilket i slutändan minimerar överskottslager och optimerar användningen av kapitalet.

10. Behöver företag anpassa sig? Vad ska man tänka på?

Peppol är tillgängligt via välutrustade system och operatörer, men det medför några nya inlärningskurvor för företagen – men oroa dig inte, det är värt det.

Det viktigaste som användarna kanske märker är att ditt faktureringssystem kan kräva mer information för fakturan än tidigare, till exempel ett ordernummer eller något annat referensnummer. Det kan också hända att dina fakturor inte skickas om viktig information saknas på fakturan – det är i grunden små uppdateringar av dina nuvarande processer.

Med Peppol-beställningsmeddelanden behöver du förmodligen lära dig att använda eller uppdatera ett program som hanterar Peppol-beställningsdokument, eftersom standardmeddelanden kräver att specifik information inkluderas i meddelandet. Om ditt beställningssystem är föråldrat kanske det inte är kompatibelt med dessa nya typer av beställningsmeddelanden med Peppol.

De tekniska kunskaper som behövs för Peppol-integrationen kan variera mycket. De sträcker sig från mindre uppdateringar av fakturor till den mer komplexa uppgiften att integrera Peppol med hela ditt ERP-system. Speciellt för Peppol-fakturor är behovet av att ange mer detaljerad information avgörande. Även om det kan tyckas vara en liten justering, förbättrar det avsevärt kvaliteten på fakturorna och gör hanteringen smidigare om man lägger till mer detaljerad information.

I takt med att programvaran anpassas för att inkludera Peppols funktioner kommer företagen att behöva lära sig nya arbetssätt. Denna förändring kommer sannolikt att påverka hur nuvarande processer körs. För att dra full nytta av Peppol måste företagen tänka kreativt och vara villiga att prova nya metoder. Att införa Peppol kan verka enkelt, men det kräver faktiskt engagemang och flexibilitet från företagen. Men slutet gott allting gott – Peppol strömlinjeformar den dagliga verksamheten och är definitivt värt det även med inlärningskurvan.

11. Hur arbetar Maventa med Peppol?

Vi har varit en del av Peppol ända sen det först kom ut på marknaden, och Visma har varit med redan tidigare, redan i det tidiga utvecklingsstadiet. 2012 skickade vi ut den allra första Peppol-produktionsfakturan och är en av de mest etablerade Peppol-operatörerna i Norge. Vi har spelat en aktiv roll i att utforma Peppol, medverkat i många utvecklingsarbetsgrupper och styrelser och sett det växa under åren.

Maventa har banat väg för e-fakturering och Peppol sedan 2007. Med vår långa historia med Peppol och en aktiv roll i dess utveckling är vi fast beslutna att fortsätta vårt arbete med att göra Peppol till ett tillgängligt och framgångsrikt nätverk för alla.

12. Hur kommer man igång med Peppol?

Peppol för SMF

Det är definitivt värt det. Att registrera sig som mottagare har inga nackdelar, och på utskickssidan, om du redan skickar fakturor elektroniskt, är det troligt att din faktura redan har skickats i Peppol-format till mottagaren. Framför allt förbättras kvaliteten på innehållet i inkommande fakturor, och utgående fakturor riskerar mindre att fastna i mottagarsystemen på grund av bristande information om avsändarsystemet kan generera fakturor enligt standarden EN16931.

Som sagt, det är värt det, och du bör definitivt komma igång. En öppen attityd till förändring är en bra möjlighet att söka affärsfördelar, till exempel att automatisera affärsverksamheten. Att registrera sig som mottagare av en Peppol-faktura är det första steget! Och därefter är det värt att fundera på hur din verksamhet skulle förändras om hela order-leveransprocessen inte längre hanterades enbart via e-post, telefonsamtal och papper, utan även delvis via system.

Steg för SMF: Hur kommer man igång med Peppol?

Vi har skapat tydliga steg-för-steg-instruktioner för att du ska komma igång med Peppol-meddelanden. Följ dessa steg och du är säkert på rätt väg att effektivisera ditt affärsflöde.

Kontrollera din faktureringsprogramvaras kompatibilitet: Först och främst måste du se till att din nuvarande faktureringsprogramvara kan producera och hantera data av tillräcklig kvalitet. Detta inkluderar kompatibilitet med EN16931-standarden, eller helst förmågan att hantera Peppol BIS-format.
Kontrollera att din e-fakturaoperatör är en Peppol-tjänsteleverantör: Bekräfta att din e-fakturaleverantör är en Peppol-tjänsteleverantör. Till exempel i Finland förväntas alla leverantörer vara en del av det här nätverket, men det är alltid bra att kontrollera att dina lokala operatörer också är det. Maventa är även en certifierad Peppol-tjänsteleverantör under namnet Visma Software International AS. Du kan få en fullständig lista över certifierade Peppol-leverantörer här.
Rådgör med din redovisningsbyrå: Om du använder ett redovisningsföretag för din verksamhet, fråga om de stödjer både att ta emot och skicka fakturor via Peppol. Detta kommer att säkerställa att alla ekonomiska processer är strömlinjeformade och Peppol-klara. Om de inte gör det, be dem att be ERP-leverantören att integrera Peppol som en del av deras system.

Peppol för programvaruföretag

Att använda Peppol handlar inte bara om att förbättra din programvaras funktioner. Det är ett kundcentrerat tillvägagångssätt som positionerar ditt företag som en framåttänkande och modern leverantör på marknaden för ERP- och faktureringsprogramvaror.

Fördelarna är inte bara för dina kunder. Din programvaruverksamhet kommer också att dra nytta av att erbjuda Peppol som en del av ditt tjänsteerbjudande:

Stick ut: Det gör att din programvara sticker ut eftersom den enkelt kan hantera fakturor och dokument på samma sätt enligt standarder, över hela världen.

Nöjda kunder: Dina kunder sparar tid och pengar, vilket gör dem gladare och mer benägna att hålla sig till din programvara.

Utöka din marknad: Det hjälper dig att sälja din programvara till fler företag, i ditt land och andra, eftersom de vill arbeta globalt utan extra krångel. Observera att vissa länder har särskilda extra krav på fakturainnehåll för inrikestrafik: Italien, Polen, Danmark, Frankrike och Nederländerna för att nämna några. Oroa dig inte, vi hjälper dig med det.

Gå före: Genom att använda Peppol håller du din programvara uppdaterad med de senaste reglerna och tekniken, vilket visar att du ligger steget före.

Steg för programvaruleverantörer: Hur kommer man igång med Peppol?

Att börja med Peppol-integration kan verka skrämmande, men det är en okomplicerad process som avsevärt kan förbättra din programvaras funktioner. Här är stegen för programvaruleverantörer att komma igång med Peppol:

Förstå Peppol: Börja med en djupdykning i vad Peppol är och hur det fungerar. Att känna till dess ramverk hjälper dig att se hur integrationen av Peppol i din programvara kan gynna dina kunder.
Bedöm dina behov: Utvärdera din programvara – överväg hur Peppol-integrationen överensstämmer med dina mål och vad dina kunder behöver för sömlöst dokumentutbyte globalt.
Lär känna de särskilda kraven på din målmarknad: Om du planerar att sälja din programvara utomlands, lär dig mer om dina kundländers särskilda inhemska krav från din tjänsteleverantör.
Få rätt verktyg: För att integrera Peppol behöver du rätt verktyg och åtkomstpunkter. Det är här valet av rätt partner blir avgörande. Rätt operatörspartner förenklar Peppol-integrationen och säkerställer att processen förbättrar ditt programvaruerbjudande på ett effektivt sätt. De tillhandahåller den support och de verktyg som krävs för en sömlös övergång, vilket gör att din programvara enkelt kan anslutas globalt.
Planera integrationen: Beskriv hur Peppol kommer att passa in i er befintliga programvaruarkitektur. Planering bidrar till att säkerställa en smidig integrationsprocess genom att minimera störningar och göra det enklare att fastställa milstolpar.
Testa och testa igen: Innan du implementerar Peppol fullt ut ska du genomföra noggranna tester för att säkerställa att allt fungerar som förväntat och uppfyller dina och kundernas krav på användarupplevelse. Samarbeta med din partneroperatör och utför en heltäckande testning.
Utrullning: När testningen är klar rullar du ut Peppol-integrationen till dina användare. Ge dem stöd och vägledning i hur de använder de nya funktionerna för att hantera sina dokument.
Håll dig uppdaterad: Peppol och dess regelverk utvecklas hela tiden. Arbeta med en partner som håller dig uppdaterad om dessa förändringar och säkerställer kontinuerlig efterlevnad och konkurrenskraft.

Ända sedan starten har vi på Maventa varit en viktig leverantör som erbjuder insiktsfull vägledning och support till programvaruföretag som vill gå med i Peppol-nätverket. Med många års erfarenhet av e-fakturering och partnerskap är vi här för att göra din integrationsprocess så smidig som möjligt och utnyttja vår erfarenhet för att hjälpa din programvaruverksamhet att nå nya mål. Vi hjälper gärna till!

Kom igång med Maventa

Maventa is the leading API-based e-invoice and e-document operator in the Nordics, with over 300 integrated software partners. Our mission is to help our partners and their customers work smarter with safe, accessible, and efficient trade document exchange.